Come reclutare dei validi membri del team

Perché assumere le persone giuste è così importante?

I membri del team che assumi per la tua clinica possono essere i vari dentisti che lavorano per te, gli assistenti e gli igienisti dentali e amministratori vari, ed ovviamente gli addetti al marketing e alle vendite. Tutte queste figure avranno un forte impatto sulle tue possibilità di far crescere e prosperare la tua attività, per diversi motivi:

• Soddisfazione dei pazienti: migliore sarà il servizio reso e maggiori saranno le possibilità che il tuo paziente diventi un cliente fedele e raccomandi la tua clinica ad altri. Con servizio migliorato ci riferiamo sia alle competenze professionali dei tuoi dipendenti che ancor di più a quelle che sono le loro soft skills (capacità comunicative, empatia, consapevolezza del servizio, ecc.).
• Stabilità della squadra: occorre puntare a favorire la miglior relazione possibile dei tuoi dipendenti con gli altri membri del team, così il ricambio che dovrai affrontare sarà ridotto, con minori costi di formazione e assunzione e perdite ridotte di talenti e conoscenze organizzative.
• Costi operativi ridotti: se i tuoi dipendenti saranno coinvolti e responsabili, gli impedimenti che riscontrerai nella tua clinica saranno sempre minori. Uno staff attento eviterà i costi inutili, mantenendo al contempo la tua operatività in modo fluido ed efficace.
• Marketing di successo: va da sé che avere dei membri del tuo team attivi nelle vendite (incluse le visite di controllo) e nel marketing influenzerà direttamente la quantità di pazienti nuovi e conseguenti introiti.

Riassumendo, arruolare i membri del team giusti andrà ad accelerare la crescita della tua clinica, mentre assumere anche una sola “mela marcia” potrebbe compromettere la tua attività.

Come si fa a trovare e assumere le persone giuste?

Il reclutamento dello staff più adatto va condotto sistematicamente. In tal senso, noi consigliamo il seguente “flusso di lavoro”, che ha funzionato per noi e per molti altri studi dentistici:

1. Definire il ruolo richiesto
2. Pubblicizzare la posizione
3. Scremare i candidati
4. Mettere alla prova le risorse più promettenti
5. Assumere le risorse selezionate

Potrebbe sembrare una pratica lunga e noiosa, ma ti farà inevitabilmente risparmiare tempo, sforzi e delusioni a lungo termine. Adesso andiamo a delineare l’esecuzione di ciascuno di questi passaggi.

1. Definire il ruolo richiesto

• Descrizione del lavoro: Prepara una lista contenente i dettagli preliminari del lavoro:
  • Il nome del ruolo (ad es. – Assistente dentista)
  • L’ambito, il luogo e i tempi (ad es.: part-time, dal lunedì al giovedì, a Torino, a partire dal mese prossimo)
  • Il background delle competenze “obbligatorie” (ad es. un infermiere dentale qualificato con almeno 2 anni di esperienza)
  • Ulteriori background “opzionali ma graditi” (ad es. Esperienza di igienista dentale e/o conoscenze contabili)
  • La fascia di stipendio che sei disposto a pagare (ad es. – 1.500-2.000 € di salario netto, in base al livello d’esperienza)

• Annuncio di lavoro: Crea una descrizione del lavoro di una pagina che riassuma quanto previsto dal ruolo, ma con lo scopo di attirare le persone in cerca di lavoro:
  • Titolo: Un titolo immediato e/o capace di far presa 
    • Es. – “Cerchiamo assistente dentale a Torino, orari flessibili!”
  • Apertura: Un paragrafo dedicato all’apertura, con toni invitanti 
    • Es. – “Entra a far parte di un amichevole team di professionisti qualificati, utilizzando le più avanzate tecnologie di odontoiatria digitale, in una sontuosa clinica nel pieno centro di Torino”.
  • Descrizione del ruolo: inclusi portata, ubicazione, tempistiche e responsabilità
  • Requisiti di ruolo: background richiesto e preferito, competenze necessarie
  • Dettagli di contatto: 
    • Es. – “Se sei idoneo, invia il tuo CV all’e-mail [email protected], cita esplicitamente Lavoro 406 nel titolo e assicurati di includere il tuo numero di cellulare, così potremo richiamarti facilmente.”

• Nota: 
  • Evita di fornire il numero di telefono o i dettagli della clinica se preferisci esaminare prima i CV e parlare al telefono solo coi prospetti più rilevanti. Questo vale soprattutto in caso di abbondanza di offerta (molti candidati che cercano la posizione) e se puoi permetterti di essere schizzinoso.
  • D’altro canto, se c’è abbondanza di richiesta (solo pochi candidati disponibili sul mercato e molti dipendenti in competizione), sarebbe meglio essere flessibili: dai un numero di telefono, assicurati di offrire termini di lavoro competitivi e accertati di aver pubblicato un annuncio dal titolo e dai contenuti interessanti per i candidati che cerchi di reclutare. 
  • Se questi ultimi sono pochi e la concorrenza su di loro è agguerrita, puoi anche promettere un “bonus assunzione”. Un esempio potrebbe essere quello di offrire €1.500 alla firma del contratto, che i candidati dovranno restituire se non lavorano con te per almeno 12 mesi). Questo li incoraggerà sia a firmare che a “legarsi” a te.

2. Pubblicizzare la posizione

• Scopri quali sono i canali migliori per i candidati target e utilizzali per approcciarti a loro. Adatta separatamente il tuo annuncio di lavoro a ciascun canale. Più ne utilizzi, maggiore sarà la risposta che otterrai. Questi canali possono includere:
  • I riferimenti degli amici: puoi passare il tuo annuncio di lavoro ai membri del tuo team e ai loro amici e familiari, così da espanderne la portata. Puoi anche offrire un premio ai membri del team che ti portano nuovi impiegati. Questo è un ottimo canale quando la concorrenza sui candidati è forte. Molti candidati si fidano dei consigli dei loro amici e preferiranno lavorare con loro, se consigliato.
  • Il sito web della tua clinica: crea una sezione “Assumiamo” sul tuo sito web e pubblica lì la descrizione del lavoro. Puoi anche aggiungere un modulo per caricare i CV.
  • Facebook: puoi inserire dei post sulle posizioni aperte sulla tua pagina Facebook se ne hai una, oppure sui gruppi Facebook a tema.
  • LinkedIn: puoi inserire post simili su LinkedIn e pubblicizzarli sempre su questo social network (che offre opzioni dedicate alle assunzioni)
  •  Piattaforme di reclutamento online: Potresti anche registrarti ad esempio su Indeed. Dovrai lanciare una campagna da dipendente e adattare il tuo annuncio di lavoro al formato di questo sito. I prezzi variano da piattaforma a piattaforma. Ovviamente dovrai valutare quale di queste è la più adatta per il tuo paese in generale, ed il suo settore dentistico.
  • Agenzie di reclutamento e headhunters: assicurati di pagare solo per i risultati, ovvero solo per le assunzioni effettive di nuovi membri del team (dovrebbero lavorare per te per almeno qualche mese, altrimenti dovresti farti rimborsare dall’agenzia). Molto spesso, i costi del servizio di reclutamento equivalgono a quelli di un mese di stipendio.
  • Annunci di lavoro stampati e online: su giornali e riviste varie. Teoricamente possono rendere meglio su riviste, siti e portali dentistici.
  • Sindacati e organizzazioni professionali: i sindacati dentistici e gli istituti accademici possono offrirti aiuto e metterti in contatto con i loro iscritti e laureati, a volte senza alcun costo. Consigliamo di creare una lista di tutte le opzioni (nome dell’organizzazione, contatto, e-mail per inviare il tuo annuncio, se ci sono costi e a quanto ammontano), da utilizzare ogni volta che serve.

• Nota:
  • Puoi allegare vari indirizzi e-mail a seconda dei canali, per capire quali daranno una risposta migliore.
  • Potresti riformulare le descrizioni dei lavori per capire cosa rende meglio (ad es. “Office manager” nel titolo funziona meglio di “Segretario” o “Amministratore”?). Questo è il metodo “A-B testing”.
  • Nei mercati competitivi e con grande richiesta di candidati occorre essere creativi per attirare l’attenzione (vedi l’esempio).

3. Scremare i candidati

• Fase I: Screening iniziale dei candidati rilevanti: può essere fatto per telefono da un amministratore (per risparmiare tempo), dopo che avrai preparato una tabella di screening per quest’ultimo:
  • Prepara una tabella online (con Google Sheets) per lo screening iniziale e includi i dati importanti di ciascun candidato. 
  • Per un assistente dentista, ad esempio, le colonne dovrebbero includere: 
    • Nome del candidato
    • Numero di cellulare
    • Indirizzo e-mail
    • Istruzione (infermeria dentistica? | No, Sì | Se sì – anno di laurea e istituto)
    • Anni di esperienza (almeno 2 anni?)
    • Carriera lavorativa (dove, per quanto tempo)
    • Accetta i part-time (sì, no)
    • Il candidato ha orari e giorni di lavoro preferiti o limitati? Se sì, quali?
    • Il lavoro da collaboratore (con pagamento a fattura) è un’opzione? (si, no)
    • Può iniziare il mese prossimo (sì, no)
    • Indirizzo domicilio (è a Torino o molto vicino?)
    • Esperienza da igienista dentale?
    • Competenze contabili?
    • Lingue (parlate, scritte, livello)
    • Aspettative salariali
    • Osservazioni e impressione generale (in questo campo l’amministratore può aggiungere qualsiasi altra informazione importante)
      • Nota: 
        • Tutte le domande di cui sopra possono essere estratte dal CV e in parte aggiunte durante il colloquio telefonico dall’amministratore (puoi anche assumere una figura solo per questi colloqui)
        • Dopo aver completato queste colonne (= domande) puoi leggere e decidere se il candidato è rilevante, per poi riportarlo nella colonna successiva (qui sotto), in modo da programmare un colloquio.
        • L’amministratore dovrebbe mantenere una cartella online con tutti i CV catalogati per ruolo specifico, e anche tu dovresti poter accedere ad essi per aiutare nello screening (prima e dopo il colloquio telefonico della fase I). 
          • I candidati passati alla fase II andranno passati nella sottocartella “sì”. 
          • Quelli che non superano lo screening andranno messi nella sottocartella “no”.
          • Potresti anche fare una cartella “Forse” per quelli di cui non sei sicuro…
    • Possiamo passare ad un colloquio? (si, no). Questo campo dovrebbe essere compilato da te (proprietario/manager della clinica)
    • Se sì – Data e ora del colloquio. Questo va programmato dall’amministratore. 

• Fase II: Colloquio frontale di persona: tra il Candidato e te (proprietario/gestore della Clinica). 
  • Segue lo screening iniziale e riguarda i candidati che lo hanno superato. 
  • Si può fare tramite ZOOM o preferibilmente presso la tua clinica. 
  • Da qui puoi farti una prima idea del candidato, porre delle domande di chiarimento, verificare le sue capacità professionali, ecc.
  • Occorre anche accertare se la risorsa è adatta alla “cultura” della clinica, se appare affidabile e motivata ed ha l’atteggiamento giusto.
  • Inoltre, dovrai verificare se essa soddisfa i requisiti specifici e le capacità professionali della posizione.
  • Lo scopo è capire se assumere la risorsa candidata possa davvero portare dei vantaggi ad entrambe le parti. In termini pratici, sia il candidato che il recruiter devono piacersi a vicenda. 
  • Ricorda: anche il candidato stesso si farà un’idea su di te e la tua clinica, ed una relazione fruttuosa e a lungo termine sarà possibile solo se tutti sono soddisfatti.
  • Durante il colloquio dovresti porti in modo amichevole, assolutamente non intimidatorio. In questo modo farai una buona impressione anche se la risorsa verrà bocciata, così parlerà bene di te con altri professionisti e clienti.
  • Nota: puoi chiedere anche agli altri membri del team di partecipare in alcune parti del colloquio per eliminare i pregiudizi (ti offrirebbero una “seconda opinione”).

4. Mettere alla prova le risorse più promettenti

• Il giorno di prova
  • Questa fase è fondamentale e consigliatissima, poiché permette di accertare come ci si troverà a lavorare insieme e se effettivamente la collaborazione potrà avere successo. NON saltarla!
  • Chiedi ai candidati che hanno superato il colloquio frontale di venire a fare un giorno di prova lavoro in clinica, se possibile. Specifica che li pagherai e che questo consentirà sia a te che a loro di capire se vale la pena continuare.
  • Se accettano, stabilisci il giorno in cui verranno a lavorare in clinica il prima possibile.
  • Prima di quella data, prepara un piano di lavoro con le loro responsabilità. Quest’ultimo può anche includere 3-4 attività “noiose” professionali o di routine, a seconda dei casi, in modo tale da mettervi alla prova coi vari scenari lavorativi di ogni giorno.
    • Ad esempio, se assumi un assistente dentale, queste attività potrebbero includere:
      • Pulizia e preparazione della clinica per i pazienti e tra una visita e l’altra
      • Igienizzazione dentale per 1-2 pazienti (o, meglio ancora, membri del team o parenti, per sentire cosa ne pensano)
      • Assistenza al dentista con 2-3 pazienti
      • Attività contabili e/o amministrative, se rilevanti
  • L’idea di base è quella di includere anche qualcosa di necessario e fastidioso, per mettere alla prova i candidati e vedere come vanno. Questo serve a capire l’atteggiamento dei candidati verso le attività quotidiane e la loro reale professionalità.
  • Alla fine della giornata di prova, riserva del tempo per parlare con la risorsa di come vi siete trovati a lavorare insieme.
  • Se entrambi desidererete procedere insieme, dovrai assumere il candidato e presentargli un contratto che dovrà approvare.

5. Assumi il prescelto al più presto

• Se la prova è andata bene, puoi promettere una risposta finale da parte tua entro una settimana (se stai valutando altri candidati) o decidere di assumere la risorsa subito (il che ridurrà al minimo il rischio di perderlo in quei sette giorni). 
• In ogni caso, una volta sancita l’assunzione del candidato, il contratto gli andrebbe consegnato immediatamente, con 2-3 giorni concessi per permettergli di ispezionarlo prima della firma.
• Nota:
  • Una bozza di contratto di lavoro dovrebbe sempre essere pronta anche prima del giorno del test, in modo da poter aggiungere i dettagli del candidato e consegnarla immediatamente alle risorse scelte per l’approvazione. 
  • Ricorda che i candidati promettenti ti ispezionano a loro volta e si aspettano di ricevere un’offerta ben definita, che gli dimostri la tua assoluta serietà e professionalità.
  • Dopo tutto il duro lavoro che hai svolto per trovare, scremare e scegliere un candidato, sarebbe meglio non rischiare: sii preparato! 
  • Nel contratto dovresti includere:
    • Termini chiari (e ragionevoli), inclusi stipendio, ferie, riservatezza, esclusività (per lavoro a tempo pieno e altro).
    • Un periodo di prova di 1-2 mesi, in cui ciascuna parte può terminare l’accordo entro una settimana o meno (questo consente ulteriore flessibilità e la garanzia di vantaggio per tutti).
    • Al termine del periodo di prova dovrebbe essere incluso un preavviso di “fine mandato” di almeno un mese, per evitare difficoltà operative da parte tua e problemi finanziari per i dipendenti.
  • Il contratto deve essere breve, chiaro e semplice. Cerca di evitare paragrafi intimidatori.
  • Sii flessibile e creativo nella tua negoziazione, puntando sempre sul concetto del beneficio per tutte le parti.

Riepilogo

Assumere le persone giuste farà miracoli per la tua attività. Se ti approcci in modo sistematico, definendo il ruolo, pubblicizzando la posizione nei canali pertinenti, scremando i candidati, testando le risorse sul posto di lavoro e mettendo rapidamente sotto contratto i candidati scelti, le tue possibilità di assumere i membri del team giusti e promuovere stabilità e successo a lungo termine aumentano in modo significativo. 

Ricorda che trovare le persone giuste è uno dei compiti più importanti per favorire la crescita della tua clinica odontoiatrica. Il reclutamento può diventare a volte un vero e proprio collo di bottiglia per la crescita, se la posizione è molto richiesta e la tua concorrenza è più efficiente nell’assumere il personale. Ti consigliamo celerità nella risposta e di seguire i passi suggeriti in questo articolo, per trovare e assumere un gran team. I tuoi sforzi saranno ampiamente ricompensati, se li gestisci con saggezza. Ti auguriamo buona fortuna, e non esitare a chiedere se possiamo aiutarti.

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