L'Angolo della Crescita Aziendale

Trucchi, tecniche e strumenti per far crescere la tua clinica odontoiatrica

Perché follow-up?

I tuoi attuali clienti sono la migliore risorsa per assicurare la crescita della tua clinica odontoiatrica.

Per prima cosa, molti pazienti hanno generalmente paura dei trattamenti odontoiatrici. Il suono del trapano, il dolore ai denti prima, durante e dopo le procedure odontoiatriche e persino l’ago utilizzato per iniettare i sedativi spesso causano ai pazienti un alto livello di paura e ansia. Pertanto, quando i pazienti trovano un dentista di cui si fidano, qualcuno che sanno essere in grado di alleviare il loro dolore e di cui hanno testato le mani capaci, spesso rimangono fedeli a lui/lei per decenni e sono riluttanti a cambiare professionista.

Considerando quanto sopra, i pazienti che si fidano diventano pazienti fedeli che contribuiranno al successo della tua clinica molti anni a venire. Succede spesso, infatti, che i pazienti portino i loro figli e i loro parenti stretti alla stessa clinica, e consiglino il proprio dentista ad amici e conoscenti. È per questo che ha perfettamente senso mantenere un’ottima relazione con i propri pazienti e rafforzare ulteriormente la loro fedeltà attraverso strumenti come quelli di “follow-up”, ossia i sistemi di chiamate e messaggi sistematici e automatizzati, per comunicare in modo efficace e rapido con i pazienti.

A questo proposito, ci sono diverse tipologie di chiamate e messaggi di follow-up che faranno crescere la tua attività. Questi possono includere:

    1. Promemoria per appuntamenti programmati
    2. Istruzioni su cosa fare durante le successive sessioni di trattamento
    3. Inviti ai controlli periodici
    4. Guide sanitarie orali per bambini e adulti
    5. Altri follow-up

Ciascuno di questi messaggi di follow-up rappresenta un’opportunità significativa per fornire cure migliori ai pazienti, supportando al contempo una crescita significativa del business per la clinica odontoiatrica. Le parti seguenti di questo articolo elaborano ciascuna di queste tipologie di comunicazione.

 

1 – Promemoria su appuntamenti e orari

Indipendentemente dai servizi odontoiatrici forniti, è essenziale disporre dei numeri di cellulare e degli indirizzi e-mail dei pazienti e utilizzare un sistema automatizzato per inviare loro promemoria sulle visite programmate in clinica. Idealmente, i promemoria dovrebbero essere inviati via SMS subito dopo la pianificazione di tali visite, nonché un giorno prima della visita pianificata, e dovrebbero consentire ai pazienti di salvare i dettagli dell’appuntamento nel proprio calendario elettronico, nonché di confermare l’arrivo o di riprogrammare online se necessario. Questi promemoria dovrebbero anche fornire informazioni utili al paziente, come l’indirizzo e il numero di telefono della clinica, spiegazioni sul trattamento previsto (ad esempio chirurgia implantologica) e su tutta la preparazione necessaria per il trattamento (ad esempio portare determinati farmaci e/o evitare di mangiare la sera prima di una visita mattutina).

In questo modo si ridurrà al minimo il numero di pazienti che non si presentano agli appuntamenti e si alzerà il numero di pazienti che arrivano correttamente preparati per la sessione di trattamento. Ciò contribuirà ad aumentare l’efficienza della clinica accorciando i tempi di attesa, diminuendo il numero di slot senza prenotazione e portando ad un migliore utilizzo del tempo del dentista. Inoltre, coinvolgendo il paziente con chiamate e messaggi di follow-up, sarà più facile mantenere la sua lealtà, evitando che scelga un diverso professionista o che eviti le cure odontoiatriche per motivi come paura o costi.

In DentQ, inviamo regolarmente messaggi SMS e promemoria ai pazienti, per assicurarci che arrivino per la loro scansione dentale in uno dei nostri centri e tornino in clinica per vedere i risultati dell’esame con il loro dentista. Dopo aver lavorato con centinaia di migliaia di pazienti in 6 paesi, possiamo assicurare che questo approccio funziona efficacemente nel prevenire la perdita di clienti ed evitare che questi non si presentino agli appuntamenti programmati.

Nota: lavorare con DentQ è un ottimo modo per assicurarti di non perdere i tuoi pazienti; non solo perché ci prendiamo cura di loro e inviamo messaggi e promemoria, ma anche perché siamo indipendenti e non offriamo alcun trattamento odontoiatrico, quindi li rimanderemo sempre da te per concludere il trattamento.

 

2 – Istruzioni su cosa fare dopo le sessioni di trattamento

La collaborazione dei pazienti è la chiave per un trattamento di successo. Ad esempio, l’assunzione degli antibiotici necessari dopo un intervento chirurgico di implantologia aiuta a ridurre le complicazioni, mentre evitare cibi e bevande calde per un giorno o due può migliorare la guarigione del sito chirurgico. Trattamenti di successo ti faranno risparmiare tempo speso alla poltrona e tempo da dedicare al supporto del paziente che si trova di fronte a complicazioni dovute al trattamento (ad es. – supporto al telefono). Questo aumenterà anche la soddisfazione dei pazienti, che rimarranno fedeli a te e consiglieranno i tuoi servizi anche ad altri. Pertanto, una maggiore collaborazione del paziente durante il trattamento si tradurrà in un trattamento di successo, che a sua volta aiuterà la tua clinica a crescere.

Quando i pazienti finiscono le sessioni di trattamento con te, sono spesso poco concentrati (e spesso sono sedati o sentono dolore). Per questo motivo, potrebbero non ricordare bene le istruzioni orali che tu o il tuo assistente fornite loro. Ciò può influire gravemente sulla loro collaborazione nel seguire le indicazioni del trattamento. Questo significa che sarebbe meglio fornire loro anche istruzioni scritte, tramite e-mail, moduli stampati o messaggi SMS. Un’altra possibilità, se i tuoi pazienti sono d’accordo, è utilizzare un sistema di messaggistica automatizzato per inviare SMS giornalieri (o anche due volte al giorno) e ricordar loro di assumere gli antibiotici al momento giusto.

In breve: messaggistica -> migliore collaborazione -> maggiori percentuali di successo del trattamento -> significativa crescita della clinica.

 

3 – Inviti ai controlli periodici

Questo tipo di follow-up è ancor più rilevante per i professionisti di odontoiatria generale, che spesso assistono i pazienti in modo continuativo, per molti anni. In questi casi, gli inviti a controlli periodici, ad esempio per controllare le condizioni dei denti una volta all’anno, possono portare a una crescita molto elevata dei profitti della clinica, migliorando significativamente la salute dentale del paziente.

L’idea è quella di fare un controllo annuale della bocca del paziente, proprio come controlliamo periodicamente il motore della nostra auto. Per incoraggiare questa abitudine, puoi inviare un SMS automatizzato o chiamare direttamente ciascuno dei tuoi pazienti una volta all’anno, invitandoli per una visita dove riceveranno un servizio di sbiancamento dentale e pulizia profonda a un prezzo ragionevole, assieme a un controllo (magari anche gratuito!) e una discussione sui consigli del dentista. In tale occasione tu, come dentista, puoi:

    1. Ascoltare i dubbi dei tuoi pazienti e discutere i problemi che potrebbero incontrare
    2. Eseguire un controllo cavità orale
    3. Ottenere immagini a raggi X o ordinare servizi di imaging dentale esternamente, se necessario
    4. Discutere le condizioni della bocca con il paziente e suggerire come mantenere una migliore igiene orale
    5. Suggerire trattamenti futuri in base ai risultati della visita

Quale di queste 5 componenti della visita di controllo con il dentista pensi possa aumentare maggiormente la fedeltà dei tuoi pazienti nei tuoi confronti?

I componenti 4 e 5 possono presentare opportunità per vendere prodotti e servizi, è vero, ma quando si tratta di evocare lealtà il primo componente, l’ascolto, può contribuire maggiormente a mantenere i pazienti felici e leali. Dedica cinque minuti all’anno ad ascoltare VERAMENTE i tuoi pazienti e loro inizieranno subito a percepirti come un ottimo dentista.

I medici, dentisti compresi, spesso non dedicano abbastanza tempo all’ascolto dei loro pazienti. Pertanto, includere cinque minuti di puro ascolto nei controlli annuali può rafforzare notevolmente la fiducia e la lealtà dei pazienti.

Naturalmente, tutte le 5 attività di cui sopra si traducono in un legame paziente-dentista più lungo e più forte, una migliore salute dentale per il paziente, nonché in maggiori opportunità per proporre i propri servizi per i dentisti.

Quindi, se sei un professionista di odontoiatria generale, il miglior consiglio aziendale che potremmo essere in grado di darti è quello di utilizzare un sistema automatizzato per inviare gli inviti ai controlli annuali a tutti i tuoi pazienti. Non rimandare: prima lo implementerai, più velocemente crescerà la tua clinica!

 

4 – Guide sanitarie orali per bambini e familiari

Se fornisci servizi dentistici per bambini e ragazzi, puoi sfruttare le mutevoli esigenze che avranno durante la crescita. Una volta che hai la loro data di nascita e i dettagli di contatto dei loro genitori, puoi avere un sistema di comunicazione automatizzato che invia guide per l’igiene orale in base alla loro età, per aiutare i genitori a controllare meglio la salute orale dei loro figli. Ad esempio: istruzioni per l’età in cui compaiono i primi denti da latte, quando i denti da latte iniziano a trasformarsi in denti permanenti, quando dovrebbero essere presi in considerazione per la prima volta i servizi ortodontici, ecc.

Puoi utilizzare queste guide per suscitare fiducia tra i genitori e anche per suggerire visite periodiche dei bambini presso la tua clinica. In alcuni casi, soprattutto se ti concentri sull’odontoiatria pediatrica, puoi inviare anche animazioni/giochi/libricini/video/canzoni/spazzolini che aiutino i bambini a capire di più sull’igiene orale e a divertirsi allo stesso tempo, in modo che loro e i loro genitori ti apprezzino e si fidino ancora di più.

 

5 – Ulteriori follow-up

Non dovresti mai sopraffare i tuoi pazienti con troppi messaggi, chiamate ed e-mail. Dopotutto, la salute orale è solo una piccola parte della loro vita quotidiana. Tuttavia, potresti pensare a opportunità aggiuntive e rilevanti per coinvolgerli. Ad esempio, potresti considerare di inviarli:

  • Auguri di compleanno
  • Annunci su nuovi servizi che potrebbero essere rilevanti per loro
  • Inviti a servizi specifici a seconda dell’età (es. ortodonzia per giovani adulti)
  • Annuncio di nuova sede della clinica

Riesci a pensare ad altre opportunità per coinvolgere i vostri pazienti? Certamente ce ne sono molte altre e devi solo prendere il tempo per cercarle.

 

In breve

Un sistema di messaggistica automatizzato (SMS, e-mail o messaggi vocali) può rivelarsi lo strumento migliore per supportare la crescita della tua clinica. Soprattutto se pratichi l’odontoiatria generale e desideri mantenere i tuoi pazienti fedeli per molti anni a venire. Inoltre, i controlli periodici possono accelerare ulteriormente la crescita del tuo business. Ti consigliamo vivamente di esplorare e investire in tali sistemi di messaggistica, se vuoi che la tua clinica prosperi.

A DentQ siamo orgogliosi di essere i partner commerciali di migliaia di dentisti in tutto il mondo e di fornire loro strumenti, tecnologie e contenuti che possono aiutare la loro attività a crescere. Indipendentemente dal fatto che lavori con noi o meno, non esitare a visitare nuovamente il nostro blog e unisciti alla nostra pagina Facebook per leggere articoli simili che possono aiutarti a migliorare la tua attività odontoiatrica.