Nota: questo articolo si basa solo sulla legislazione italiana. Per gli altri paesi verificare le normative locali.
La conservazione dei documenti è un’attività che riguarda tutti gli ambiti, non ne è esente il settore sanitario sia pubblico che privato.
Le aziende sanitarie, quindi, devono rispondere a quanto stabilito da una normativa, spesso stringente che hanno la funzione di garantire la sicurezza al paziente.
La conservazione dei documenti sanitari è un obbligo delle aziende sanitarie di tutte le dimensioni. Come e per quanto tempo devono essere preservati i documenti in questione? Qual è la normativa di riferimento? E come devono essere conservati tali documenti?
SCHEMA RIASSUNTIVO
- La normativa
- Il prontuario
- I tempi di conservazione dei documenti sanitari
- I tempi di conservazione dei dati sanitari
- Conservazione
LA NORMATIVA
I riferimenti normativi principali per quanto riguarda la conservazione dei documenti sanitari sono, essenzialmente, i seguenti:
- La circolare del Ministero della sanità del 19 dicembre 1986 n. 900, In cui si fa riferimento alla conservazione delle cartelle cliniche e dei relativi referti;
- L’articolo 5 del decreto ministeriale del 18 febbraio 1982;
- L’articolo 4 del decreto ministeriale del 14 febbraio 1997. Che invece è più specifico per la documentazione radiologica);
IL PRONTUARIO
Le linee guida individuano le numerose tipologie documentali presenti nelle aziende sanitarie pubbliche e le loro relative tempistiche di conservazione, evidenziando i documenti da conservare e in quali tempi, secondo quanto richiesto dalla normativa nazionale e i pareri tecnici.
Grazie al prontuario, le aziende sanitarie pubbliche possono procedere alle operazioni di scarto d’archivio, per la conservazione della sola documentazione necessaria, operazione fondamentale per la corretta gestione di un archivio.
I TEMPI DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI SANITARI
Gli elenchi del prontuario fanno riferimento a documenti conservati su qualsiasi tipo di supporto, siano essi analogici (carta, lastra, microfilm) o digitali (nativi o digitalizzati).
- Documenti sanitari da conservare illimitatamente
I principali sono: Accertamenti sanitari su lavoratori, cartelle cliniche di ospedali pubblici e privati, registri, consenso al trattamento dei dati personali, esami di laboratorio, gare, referti (autoptici, citologici, istologici, di laboratorio, di medicina nucleare, di pronto soccorso), radiografie.
- Documenti sanitari da conservare fino a cessazione attività
Alimenti, scheda di stalla, denunce riguardanti gli alveari, ambulatori, case di cura, laboratori analisi, certificati di garanzia di apparecchiature e attrezzature, depositi di presìdi sanitari, attestati di durabilità.
- Documenti sanitari da conservare per 40 anni
Recupero retribuzione dei dipendenti assenti dal lavoro per responsabilità di terzi.
- Documenti sanitari da conservare per 30 anni
Attività produttive, liquidazione, decreti e ordinanze.
- Documenti sanitari da conservare per 20 anni
Pratiche della commissione medica locale in materia di patenti speciali, sangue (registrazioni determinazione emogruppo, anticorpi irregolari, reazioni trasfusionali, prove di compatibilità).
- Documenti sanitari da conservare per 10 anni
I principali sono : Fatture (esattamente come per i documenti contabili e fiscali), assistenza diretta e indiretta, estratti conto, campioni, documenti sui movimenti di cassa, consulenze, comandi, radiografie, idoneità.
I TEMPI DI CONSERVAZIONE DEI DATI SANITARI
Prima di trattare questo punto, bisogna fare una precisione: la conservazione dei documenti sanitari e la conservazione dei dati sanitari, anche se possono sembrare coincidenti, non sono la stessa cosa. A sancire la differenza tra i due, infatti, è stato il GDPR.
La questione di come il trattamento dei dati personali sia cambiato con il GDPR è complessa e si rimanda all’approfondimento appena segnalato. Dal punto di vista della gestione dei dati all’interno delle aziende sanitarie, bisogna tener presenti due cose:
- I tempi di conservazione dei documenti sanitari, così come riportati nel prontuario, sono inoppugnabili.
- In tutti gli altri casi, vige quanto stabilito nell’articolo 5, parte 1, lettera e del già citato GDPR. Ovvero, chi richiede il permesso di trattare i dati personali deve specificare anche per quanto tempo ha bisogno di tali dati, e si impegna a cancellarli in maniera definitiva alla decorrenza del termine.
Conservazione
Anche per quanto riguarda la conservazione, bisogna distinguere due casi, per ognuno dei quali c’è bisogno di ricorrere a specifiche soluzioni.
- Documenti digitali/digitalizzati
Se i documenti da conservare sono nativi digitali o sono frutto di un processo di digitalizzazione di originali cartacei devono obbligatoriamente ricorrere alla conservazione digitale. Solo in questo modo, infatti, è possibile garantire l’autenticità e la reperibilità dei documenti digitali.
- Documenti cartacei
In questo caso, l’archiviazione necessita di appositi spazi dove allocare i documenti. Spazi fisici che devono essere gestiti in un determinato modo e devono assicurare tutte le necessarie misure di sicurezza, non soltanto per i documenti ma anche per le persone che vi lavorano.
COSA FACCIAMO IN DENTQ?
Il sistema di archiviazione DentQ utilizza un modello digitale di conservazione dei dati. La raccolta delle informazioni personali avviene in piena sicurezza e garantisce la rapida reperibilità degli esami, dello storico e dei servizi interattivi ad esso associati.
I Fruitori del servizio riconoscono a noi la velocità e l’affidabilità del nostro sistema e accettano di essere seguiti dalla nostra azienda, non soltanto per la qualità tecnica dei servizi, ma anche per una miglior organizzazione del flusso lavorativo, nel rispetto delle attuali norme vigenti.
Fonte: Bucap.it – Per quanto tempo e come devono essere conservati i documenti sanitari.
Elaborato dal Dr. Enrico Cammarella – Lead Radiographer DentQ Italy
